如何向商業人士進行簡報:寫給工程師的教戰手冊(上) 
如何向商業人士進行簡報:寫給工程師的教戰手冊(中) 

 

四、資訊過載(續)
 
記得這麼做… 
1. 10-20-30法則:由Guy Kawaski發展出的「10-20-30」法則認為成功的簡報不應使用超過10張投影片,要在20分鐘內完成,並且所有投影片上的文字都不應小於30號字體。雖然這不是完全不可微調的鐵律,但謹記此原則對於呈現優良的報告必有幫助。 

2. 讓大家一起笑吧:這當然不表示要將整個報告變得像搞笑脫口秀,但適度加入幽默元素絕對是好事。和你面對面互動的是人,因此不要讓簡報變得死氣沈沈,更何況前面曾提過,引起聽眾的情緒反應是一妙技,而幽默也是造成人們情緒和感受的元素之一。
3. 慢慢講:做簡報的新手常犯錯誤之一就是因為緊張而講太快。進行報告時,目的是要讓資訊進入聽眾的腦海中,而這些資訊對他們來說多半是陌生的,因此他們會需要更多時間吸收消化。此外,在報告的過程中使用「暫停」的方法,有可有效凸顯出特定重點。
4. 備妥講稿:進行簡報時,你所呈現的資訊要能與聽眾的現實生活連結,例如:使用一款新軟體將可讓大家提前下班。因此在報告前,應該要將事實資訊和想要達到的成果,搭配與聽眾生活連結的部份,有條理、架構分明地擬成講稿。
5. 看著聽眾的眼睛:眼神接觸是報告中非常重要的一環,卻也是許多人覺得最困難的一件事。眼神接觸將有助你與聽眾連結,但請記得,不要只和決策者進行眼神交流,而要環視在場的每一位聽眾,讓每個人都感到被尊重,也使每個人都與你的報告產生連結。
6. 從中獲得樂趣:面對一群人報告,對每天與程式碼、艱澀數學運算為伍的人來說,簡直就是酷刑。但若能從中找到樂趣,將讓你的簡報成為雙贏的局面。如果你怯生生、垂頭喪氣地走進會場,聽眾其實是會同情你的,他們想要你成功。記得聽眾是挺你的,拿出自信享受這個提供人們有用資訊的過程吧!

五、練習、練習、再練習

反覆練習講稿內容,直到你確實將它們記在腦中。你不需要發表一場世紀演說,但如果你真想讓聽眾驚艷,你的簡報就必須要分秒精彩。就連賈伯斯(Jobs)如此天生的演說者,在每場報告前都會至少花兩天的時間進行徹底的準備。 反覆練習的另一好處是幫助你熟悉轉換的時間點及過程。在一個好的簡報中,報告者要能與自己的投影片同步,且不需多花時間回憶每張投影片的內容,才繼續報告。

六、呼籲付諸行動

呼籲行動的最佳時間點就是簡報最關鍵的時間點:即將結尾的時候。「打鐵趁熱」是最佳寫照。當你已經將極棒的資訊呈現給聽眾,提供一個他們能有個人連結的故事,你的聽眾就達到興奮與熱情的巔峰了。這時就是強調並將倡議推向行動的最佳時機。你可以鼓勵聽眾仔細考量簡報內容的可行性,千萬不要用「提問時間」或類似的投影片作結尾,而要以建議收尾。  


引用自http://www.bnext.com.tw/focus/view/cid/103/id/23637

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